REGLEMENT RELATIF AU REMBOURSEMENT DES FRAIS DES COLLABORATEURS

Modèles, notice explicative et documents complémentaires à l’attention des entreprises

Le règlement de frais d’une entreprise a pour objectif de clarifier les règles ou la politique applicables au remboursement des dépenses engagées par l’ensemble des collaborateurs, telles que les déplacements professionnels, les repas, les vêtements de travail, etc.

Lorsqu’une entreprise dispose d’un règlement de frais approuvé par l’autorité fiscale, elle est dispensée de mentionner sur le certificat de salaire le montant des frais remboursés à son personnel.

Les caisses de compensation admettent en principe les règlements de remboursement des frais approuvés par les autorités fiscales, pour autant qu’ils soient conformes au droit AVS et que les frais reconnus ne soient pas manifestement exagérés.

Dans le contexte de l’entrée en vigueur du Nouveau Certificat de Salaire (NCS) en date du 1er janvier 2007, la FER Genève a élaboré un modèle de règlement relatif au remboursement des frais.

Ce document, dans sa version la plus récente, a été soumis et approuvé par les autorités fiscales genevoises en date du 27 septembre 2006. Par conséquent, lorsque le règlement est repris tel quel, il n’est pas nécessaire de solliciter une nouvelle approbation de l’administration fiscale cantonale.

Il est important de souligner que les règles fiscales ne s’alignent pas toujours sur les exigences des assurances sociales. En matière de remboursement de frais, le respect du droit AVS est impératif.

Ainsi, lorsqu’une entreprise met en place un règlement de frais, quelqu'il soit, il est vivement recommandé de le soumettre également à la caisse AVS compétente. Cette démarche permet d’obtenir la confirmation du traitement des éléments au regard des assurances sociales :

  • S’agit-il de remboursements correspondant à des frais généraux, donc exclus des cotisations sociales ?
  • Ou bien ces remboursements doivent être qualifiés de salaire déterminant et soumis à cotisations sociales ?

Cette vérification est essentielle afin de garantir la conformité et d'éviter tout risque de taxation ultérieure, laquelle serait en outre assortie d'intérêts moratoires.

LES FRAIS FORFAITAIRES DE REPRESENTATION

Les frais forfaitaires de représentation sont en règle générale réservés en faveur des membres dirigeants ou du personnel assumant un fort devoir de représentation.

Pour les employés ayant effectivement des fonctions de représentation, ces frais correspondent aux dépenses engagées pour :

  • Entretenir et développer le réseau de relations d’affaires
  • Assurer le suivi de la clientèle

Le montant alloué vise à couvrir les dépenses liées à la fonction de représentation de l’entreprise, telles que :

  • repas avec clients ou partenaires,
  • cadeaux d’affaires,
  • déplacements professionnels.

Ils sont considérés comme des frais généraux, qu’ils soient engagés en Suisse ou à l’étranger. Les principes définis dans les Directives sur le salaire déterminant dans l’AVS, AI et APG (DSD) concernant les frais généraux s’appliquent également aux frais de représentation.

Ainsi, si des frais de représentation sont remboursés de manière forfaitaire, le forfait doit pouvoir être justifié. Des frais effectifs déjà couverts par ce forfait (par exemple des invitations ou des cadeaux faits aux clients) ne peuvent pas être remboursés en sus sur présentation de justificatifs.

Si les frais forfaitaires de représentation paraissent exagérés, la caisse de compensation AVS doit vérifier qu’ils correspondent aux dépenses effectives (c’est-à-dire financées par les fonds propres des employés). À défaut, elle peut requalifier ces frais forfaitaires de représentation en salaire déterminant AVS, notamment dans le cadre d’un contrôle.

Lors des contrôles AVS, il est régulièrement constaté que certaines entreprises mettent à disposition de membres de la direction ou d’autres collaborateurs une carte de crédit professionnelle, ou procèdent à des remboursements sur la base de notes de frais, alors même que ces personnes bénéficient parallèlement d’un forfait censé couvrir l’ensemble de ces mêmes dépenses.

Dans une telle situation, les allocations forfaitaires ne se justifient pas au regard du droit de l’AVS. Elles doivent dès lors être considérées comme du salaire soumis aux cotisations sociales et déclarées comme telles.

Documents à télécharger

Version anglaise du règlement en bas de page.

Règlement

Règlement FER Genève relatif au remboursement des frais (PDF)
Règlement FER Genève relatif au remboursement des frais (Word)

Annexes au règlement FER :

Montants limites
Traitement au niveau du certificat de salaire

Règlement complémentaire

Règlement complémentaire FER Genève relatif au remboursement des frais pour les cadres et les membres de la Direction (PDF)
Règlement complémentaire FER Genève relatif au remboursement des frais pour les cadres et les membres de la Direction (Word)

Annexes au règlement complémentaire FER Genève :

Montants limites
Traitement au niveau du certificat de salaire