REGLEMENT RELATIF AU REMBOURSEMENT DES FRAIS DES COLLABORATEURS

Modèles, notice explicative et documents complémentaires à l’attention des entreprises

Le règlement de frais d’une entreprise a pour objectif de clarifier les règles ou la politique applicables au remboursement des dépenses engagées par l’ensemble des collaborateurs, telles que les déplacements professionnels, les repas, les vêtements de travail, etc.

Lorsqu’une entreprise dispose d’un règlement de frais approuvé par l’autorité fiscale, elle est dispensée de mentionner sur le certificat de salaire le montant des frais remboursés à son personnel.

Les caisses de compensation admettent en principe les règlements de remboursement des frais approuvés par les autorités fiscales, pour autant qu’ils soient conformes au droit AVS et que les frais reconnus ne soient pas manifestement exagérés.

Dans le contexte de l’entrée en vigueur du Nouveau Certificat de Salaire (NCS) en date du 1er janvier 2007, la FER Genève a élaboré un modèle de règlement relatif au remboursement des frais.

Ce document, dans sa version la plus récente, a été soumis et approuvé par les autorités fiscales genevoises en date du 27 septembre 2006. Par conséquent, lorsque le règlement est repris tel quel, il n’est pas nécessaire de solliciter une nouvelle approbation de l’administration fiscale cantonale.

Il est important de souligner que les règles fiscales ne s’alignent pas toujours sur les exigences des assurances sociales. En matière de remboursement de frais, le respect du droit AVS est impératif.

Ainsi, lorsqu’une entreprise met en place un règlement de frais, qu’il s’agisse du modèle proposé par la FER ou d’un document personnalisé, il est vivement recommandé de le soumettre à la caisse AVS compétente. Cette démarche permet d’obtenir la confirmation du traitement des éléments au regard des assurances sociales :

  • S’agit-il de remboursements correspondant à des frais généraux, donc exclus des cotisations sociales ?
  • Ou bien ces remboursements sont-ils assimilés à des avantages en nature devant être intégrés au salaire déterminant ?

Cette vérification est essentielle pour garantir la conformité et éviter tout risque de redressement.

LES FRAIS FORFAITAIRES DE REPRESENTATION

Un remboursement de frais sous forme de forfait prévu dans un règlement de frais du personnel ne doit pas être confondu avec les frais forfaitaires de représentation.

Ces derniers sont en règle générale réservés en faveur des membres dirigeants ou du personnel assumant un fort devoir de représentation. 

Pour les employés ayant effectivement des fonctions de représentation, ces frais correspondent aux dépenses engagées pour :

  • Entretenir et développer le réseau de relations d’affaires
  • Assurer le suivi de la clientèle

Le montant alloué vise à couvrir les dépenses liées à la fonction de représentant de l’entreprise, telles que :

  • repas avec clients ou partenaires,
  • cadeaux d’affaires,
  • déplacements professionnels.

 

Lorsque les conditions et les montants respectent les règles de l’administration fiscale cantonale et sont conformes au droit AVS, ces frais peuvent être instaurés sans qu’il soit nécessaire d’effectuer une formalité particulière auprès des autorités compétentes.

Ils sont considérés comme des frais généraux, qu’ils soient engagés en Suisse ou à l’étranger. Les principes définis dans les Directives sur le salaire déterminant dans l’AVS, AI et APG (DSD) concernant les frais généraux s’appliquent également aux frais de représentation.

Ainsi, si des frais de représentation sont remboursés de manière forfaitaire, le forfait doit pouvoir être justifié. Des frais effectifs déjà couverts par ce forfait (par exemple des invitations ou des cadeaux faits aux clients) ne peuvent pas être remboursés en sus sur présentation de justificatifs.

En revanche, les frais qui ne sont pas couverts par un forfait, tels que des frais de déplacements professionnels en dehors du lieu habituel de travail de l’employé ou à l’étranger (notamment dîners, soupers, billets d’avion, hôtel) peuvent être exceptionnellement remboursés sur justificatifs, en complément du forfait, pour autant que celui-ci soit justifié.

Lors des contrôles AVS, il est régulièrement constaté que certaines entreprises mettent à disposition de membres de la direction ou d’autres collaborateurs une carte de crédit professionnelle, ou procèdent à des remboursements sur la base de notes de frais, alors même que ces personnes bénéficient parallèlement d’un forfait censé couvrir l’ensemble de ces dépenses.

Dans une telle situation, les allocations forfaitaires ne se justifient pas au regard du droit de l’AVS. Elles doivent dès lors être considérées comme soumises aux cotisations sociales et déclarées comme telles.

La pratique administrative fiscale genevoise prévoit que pour pouvoir bénéficier d’un tel forfait, le montant du salaire brut total doit atteindre ou dépasser CHF 150'000.- par année pour un degré d’occupation de 100% et le salarié concerné doit exercer un fort devoir de représentation du fait de sa fonction dans l’entreprise. L’autorité fiscale peut demander à l’entreprise de démontrer l’existence d’un devoir important de représentation. 

En matière d’AVS, il est possible d’admettre les frais forfaitaires de représentation fixés conformément à la pratique administrative fiscale dans la mesure où ces frais ne sont pas manifestement exagérés au regard du droit de l’AVS, sont justifiés, et que l’employé assume effectivement un devoir de représentation.

Si les frais forfaitaires de représentation paraissent exagérés, la caisse de compensation AVS doit vérifier qu’ils correspondent aux dépenses effectives (c’est-à-dire financées par les fonds propres des employés). À défaut, elle peut requalifier ces frais forfaitaires de représentation en salaire déterminant AVS, notamment dans le cadre d’un contrôle. Il est toutefois important de souligner que le seuil de salaire requis en matière de fiscalité n’est pas applicable lorsqu’il s’agit de l’AVS.

Le cumul de remboursement de frais effectifs et forfaitaires de même nature est exclu, comme mentionné précédemment.  

Il convient également de rappeler que les frais forfaitaires de représentation ne peuvent pas être inclus dans le salaire assuré LPP si cela entraîne que le salaire LPP dépasse le salaire déterminant AVS, conformément à l’article 1, alinéa 2 LPP. 

Enfin, si le collaborateur continue de percevoir ces frais forfaitaires durant une période d’absence (RHT, maladie, service militaire, accident), ceux‑ci doivent être soumis aux cotisations sociales dès que l’absence dépasse 30 jours.

Documents à télécharger

Version anglaise du règlement en bas de page.

Règlement

Règlement FER Genève relatif au remboursement des frais (PDF)
Règlement FER Genève relatif au remboursement des frais (Word)

Annexes au règlement FER :

Montants limites
Traitement au niveau du certificat de salaire

Règlement complémentaire

Règlement complémentaire FER Genève relatif au remboursement des frais pour les cadres et les membres de la Direction (PDF)
Règlement complémentaire FER Genève relatif au remboursement des frais pour les cadres et les membres de la Direction (Word)

Annexes au règlement complémentaire FER Genève :

Montants limites
Traitement au niveau du certificat de salaire